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Intégrer UKG avec Lattice

Dianmarie
  • Mise à jour

Synchronisez les informations UKG Pro relatives aux employés de votre entreprise avec Lattice

Si votre entreprise utilise UKG Pro pour HCM, votre organisation peut activer une intégration prête à l’emploi pour créer et mettre à jour les enregistrements UKG Pro relatifs aux employés dans Lattice. Pour synchroniser votre compte Lattice avec UKG, vous devez être administrateur à la fois de Lattice et de UKG Pro.

Quelles informations sur les employés seront transférées de UKG Pro vers Lattice ?

En cas de synchronisation, Lattice récupérera les informations suivantes de UKG Pro :

  • Nom
  • Nom complet préféré
  • Nom d’affichage préféré
  • Nom complet du SIRH
  • Identifiant d’utilisateur externe
  • Adresse e-mail
  • Numéro de téléphone
  • Titre du poste (si vide, description du poste)
  • Département
  • Directeur
  • Date de naissance
  • Genre

Remarque : la valeur du champ « superviseur » de UKG Pro est synchronisée avec le champ « directeur » de Lattice et le niveau d’organisation de UKG Pro avec le code « Dept » et la description « Department » est synchronisé avec Lattice en tant que « department ».

Lattice vous permet également d’importer des attributs personnalisés depuis UKG.

Commencer

Étape 1 : Configurer un compte de service UKG Pro

La condition préalable à la connexion d’un compte UKG Pro à un compte Lattice est la création d’un nouveau compte de service dans UKG. Un compte de service permet au compte Lattice de récupérer des données sur les employés à partir du compte UKG Pro.

Suivez les étapes ci-dessous pour créer les informations d’identification du compte de service et activer l’accès au service web pour l’intégration :

  1. Connectez-vous à UKG Pro à l’aide de vos identifiants d’administrateur.
  2. Naviguez vers Configuration du système > Administration du compte de service. Identifiant du nom
  3. Sélectionnez le bouton d’ajout (+) en haut à droite de la page pour créer un compte de service.
  4. Créez un nom d’utilisateur et un mot de passe pour ce compte de service et saisissez une adresse e-mail valide.
  5. Sous Service Web, cochez la case pour spécifier les types d’autorisation (Ajouter/Modifier/Mettre à jour/Voir) auxquels le compte peut accéder. Screenshot of UKG Service Account Administration on Add/Change Service Account page. The page shows different permissions options with checkboxes.
    L’intégration nécessitera des autorisations d’Affichage pour chaque type d’autorisation :
    • Fonction d’Affichage pour l’intégration du personnel Identifiant du nom
    • Fonction d’Affichage pour l’intégration de la configuration de l’entreprise Identifiant du nom
    • Fonction d’Affichage pour les renseignements relatifs aux personnes salariées Identifiant du nom
    Identifiant du nom
  6. Sélectionnez l’icône Enregistrer en haut de la page.
  7. UKG affichera un nouveau mot de passe pour le compte de service. Veillez à conserver ce mot de passe immédiatement dans un endroit sûr. Le mot de passe ne s’affichera qu’une seule fois, de sorte qu’il faudra en créer un nouveau pour ce compte de service en cas de perte ou d’oubli.
  8. Sélectionnez Ok
    9. .
  9. Naviguez vers Configuration du système > Services Web
    10. .
  10. Copiez et stockez la Customer API key et le Business Intelligence web service endpoint domain pour l’étape suivante de l’activation de l’intégration.
    • Remarque : ne copiez pas l’intégralité de l’URL du service Web. Au lieu de cela, copiez uniquement le domaine. Par exemple, le domaine pour http://Servicet.ultipro.com/services/BIDataService serait Servicet.ultipro.com.
      Screenshot of UKG Web Services page. It shows Business Intelligence Web Service Endpoint URL is http://Servicet.ultipro.com/services/BIDataService, with a red box highlighting only Servicet.ultipro.com. Identifiant du nom
    Identifiant du nom

Étape 2 : Connecter Lattice au compte de UKG Pro Service

  1. Connectez-vous à Lattice.
  2. Accédez à Administrateur > Paramètres du compte > Intégrations.
  3. Sélectionnez l’intégration UKG Pro.
  4. Entrez les informations suivantes :
    • Domaine UKG Pro
    • Clé API du client
    • Nom d’utilisateur du compte de service UKG
    • Mot de passe du compte de service UKG
    Identifiant du nom
  5. Sélectionnez le type d’employé à importer : employés à temps partiel, employés à temps plein ou les deux. Les employés ne peuvent être importés dans Lattice qu’en fonction de leur type.
  6. Sélectionnez Se connecter.

Étape 3 : Localiser les attributs personnalisés de l’utilisateur

Vous pouvez créer de nouveaux champs configurés sur diverses classes de modèle de domaine et les localiser sur des champs de Lattice. Les champs personnalisés doivent se trouver dans la section Champs configurés des classes suivantes (sous Configuration du système > Configuration de la plateforme > Classes)

  • Adresse
  • Personne
  • Nom de la personne
  • Employés
  • Numéro de téléphone
  • Emploi

Quels types de données sont acceptés ?

  • Les types de données suivants seront importés en tant que Choix multiple en tant que caractéristiques à choix multiples : Règle de gestion*, Lien hypertexte, Numéro de téléphone, Texte et ID unique. Identifiant du nom
  • Ces types de données seront importés sous forme de caractéristiques de nombre : nombre décimal, nombre entier, argent, pourcentage, dollars US, nombre entier. Identifiant du nom
  • Nous ne pouvons pas importer ces types de champs vers des attributs personnalisés : date, date et heure, heure, vrai/faux. Identifiant du nom

Remarque : Lattice récupère la valeur du code et non la description pour les règles de gestion de la configuration de la plateforme.

Une fois que les champs personnalisés ont été créés dans UKG Pro, vous pouvez importer des attributs personnalisés depuis UKG et les faire correspondre aux attributs personnalisés de l’utilisateur de Lattice.

Caractéristique du département Lattice

Le département n’est pas une caractéristique standard fixe dans UKG Pro, mais il peut être saisi en tant que niveau d’organisation dans UKG Pro. Les données relatives au département seront alors visibles dans les renseignements relatifs à l’employé, ce qui permettra à Lattice de synchroniser ces valeurs de département avec le traitement de l’enregistrement de l’employé.

Pour s’assurer que Lattice synchronise une valeur de département pour les employés :

  1. Dans UKG Pro, accédez à Configuration du système > Paramètres du système > Affichage.
  2. Ajoutez un niveau d’organisation avec les informations suivantes :
    • Code : Service
    • Description : Département
    Identifiant du nom

Screenshot of UKG Display Settings page. There is a red box highlighting Organization Level 2 with Code = Dept Code Length = 6 and Description = Department.

Options de synchronisation

Aujourd’hui, l’UKG a la possibilité de :

  • Synchroniser automatiquement vos employés tous les soirs (à 12 heures PST)
  • Synchroniser manuellement en cliquant sur le bouton bleu Synchroniser.

Même si vous choisissez la synchronisation automatique nocturne, vous aurez toujours la possibilité d’effectuer une synchronisation manuelle pendant la journée si nécessaire.

Remarque : avant d’activer la synchronisation automatique ou d’effectuer une synchronisation manuelle, assurez-vous d’avoir mappé les attributs personnalisés d’UKG avec les attributs personnalisés de Lattice.

Après la première synchronisation

Lattice créera un utilisateur pour chaque utilisateur correspondant aux critères que vous avez sélectionnés et définira son nom, son titre, son adresse électronique et son directeur.

Une fois que vous êtes prêt, invitez tous les utilisateurs à se connecter à Lattice par e-mail en vous rendant dans Administrateur > Personnel > Employés > Créer > Inviter tous les utilisateurs.

UKG Pro permet à une même personne d’avoir plusieurs fiches relatives à l’emploi, l’une étant active et l’autre inactive. Lorsqu’une personne a plusieurs fiches relatives à l’emploi, Lattice récupère la fiche d’emploi dont la date d’entrée en fonction est la plus récente.

Le journal d’importation d’UKG

Le journal d’importation contient des informations sur chaque synchronisation, y compris les erreurs qui ont empêché la synchronisation de se produire.

En savoir plus sur le Journal d'importation.

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