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Notifications par e-mail de la phase d’évaluation

Adam
  • Mise à jour

Au cours d’une phase d’évaluation, les utilisateurs peuvent recevoir des notifications par le biais de différents canaux. Par défaut, les notifications sont envoyées par e-mail, mais elles peuvent être envoyées via Slack ou Microsoft Teams.

Les administrateurs peuvent envoyer une variété de notifications au cours du processus d’évaluation des performances. Chaque notification correspond à un appel à l’action et à une tâche spécifiques que les employés verront sur leur page d’accueil. Les notifications contiennent des liens vers la page où une action est requise dans Lattice.

Les notifications par e-mail sont envoyées pour les phases d’évaluation manuels et chronologiques pour ces phases de la phase d’évaluation :

Notifications de la phase d’évaluation

Remarque : le texte de la notification est inclus ci-dessous pour toutes les notifications qui ne sont pas personnalisables. Pour un exemple visuel de l’affichage des notifications par e-mail, voir Notifications par e-mail de Lattice.

Sélection par le collègue

Lancement de la sélection des collègues

  • Déclencheur : lancer la sélection par collègue avec des notifications.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : utilisateurs directeurs de la sélection des collègues évaluateurs. Il s’agira soit d’employés, soit de directeurs, en fonction des paramètres de sélection par le collègue.

Rappel de sélection par le collègue

Confirmer les nominations par les collègues

  • Déclencheur : la phase d’évaluation est configurée pour que les personnes évaluées nomment des évaluateurs ; les personnes évaluées ont soumis leurs nominations.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : directeurs des personnes évaluées
  • Texte de la notification :
    • [Prénom du supérieur hiérarchique] a désigné ses collègues évaluateurs pour la phase d’évaluation [Nom du cycle d'évaluation]. Cliquez sur le lien ci-dessous pour consulter et confirmer/mettre à jour leur sélection.
    Identifiant du nom

Rédaction des évaluations

Lancement de la rédaction de l’évaluation

Rédaction des évaluations par le directeur (toutes les autres évaluations reçues)

  • Déclencheur : la phase d’évaluation est configurée pour que les directeurs rédigent des évaluations après avoir reçu toutes les autres évaluations pour leurs subordonnés directs ; envoi automatique une fois que toutes les autres évaluations ont été soumises pour une personne évaluée.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : directeurs des personnes évaluées
  • Texte de la notification :
    • Toutes les évaluations ont été soumises pour [nom du destinataire] dans la phase d’évaluation [nom du cycle d'examen]. Tous les évaluateurs ont soumis des évaluations pour [nom]. Vous pouvez maintenant soumettre votre propre évaluation de [nom].
    Identifiant du nom

Rédaction des évaluations de directeur (individuelle, déverrouillage anticipé)

  • Déclencheur : la phase d’évaluation est configurée pour que les directeurs rédigent des évaluations après avoir reçu toutes les autres évaluations de leurs subordonnés directs ; l’administrateur a débloqué la rédaction de l’évaluation de directeur de manière anticipée pour un individu.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : directeurs dont les évaluations à la baisse sont maintenant déverrouillées
  • Texte de la notification :
    • Vous pouvez maintenant commencer à rédiger l’évaluation de directeur de [nom de la personne évaluée] dans la phase d’évaluation [nom du cycle d'évaluation]. Un administrateur de la phase d’évaluation vous a autorisé à commencer l’évaluation du directeur de [nom].
    Identifiant du nom

Rédaction de l’évaluation de directeur (tous les directeurs, déverrouillage anticipé)

  • Déclencheur : la phase d’évaluation est configuré pour que les directeurs rédigent des évaluations après avoir reçu toutes les autres évaluations de leurs subordonnés directs ; l’administrateur a débloqué la rédaction de l’évaluation de directeur de manière anticipée pour tous les directeurs.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : tous les directeurs participants

Rappel de rédaction des évaluations (automatique)

  • Déclencheur : le rappel est envoyé à la date fixée lors de la création d’une évaluation dans une séquence automatique.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : les évaluateurs qui n’ont pas fini de soumettre des évaluations
  • Texte de la notification :
    • Bonjour [nom du gestionnaire], je vous rappelle que vous devez encore terminer vos évaluations pour la phase [nom du cycle d'examen]. Évaluations en attente pour : [nom de la personne évaluée]
    Identifiant du nom

Rappel de rédaction des évaluations (manuel)

  • Déclencheur : l’administrateur clique sur Rédaction de rappel dans l’onglet de Progression des évaluations Identifiant du nom
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : les évaluateurs qui n’ont pas fini de soumettre des évaluations

Un évaluateur en retard a été ajouté

  • Déclencheur : une personne évaluée est ajoutée tardivement après le lancement d’une phase d’évaluation.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : nouvelle personne évaluée ajoutée
  • Texte de la notification :
    • Vous avez été ajouté en tant qu’évaluateur. Un administrateur de la phase d’évaluation [Nom du cycle d'examen] vous a ajouté en tant qu’évaluateur. Consultez le lien ci-dessous pour donner votre feedback.
    Identifiant du nom

Un évaluateur a été ajouté tardivement

  • Déclencheur : unévaluateur est ajouté tardivement après le lancement d’une phase d’évaluation.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : nouvel évaluateur ajouté
  • Texte de la notification :
    • Vous avez été ajouté en tant qu’évaluateur. Un administrateur de la phase d’évaluation [nom du cycle d'examen] vous a ajouté en tant qu’évaluateur de [nom du bénéficiaire]. Consultez le lien ci-dessous pour donner votre feedback.
    Identifiant du nom

La demande de réouverture de l’évaluation a été approuvée

  • Déclencheur : une demande de réouverture a été examinée par un administrateur et a été approuvée.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : évaluateur ayant demandé la réouverture d’une évaluation
  • Texte de la notification :
    • En-tête : vous pouvez à présent modifier votre évaluation ou [nom de la personne évaluée].
    • Corps : votre évaluation par[responsable, pair, soi ou vers le bas] de [nom du révisé] dans le [nom du cycle d'évaluation] a été rouverte.
    • Bouton : Modifier l’évaluation
    Identifiant du nom

La demande de réouverture de l’évaluation a été refusée

  • Déclencheur : une demande de réouverture a été examinée par un administrateur et a été refusée.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : évaluateur ayant demandé la réouverture d’une évaluation
  • Texte de la notification :
    • En-tête : votre évaluation de [nom du destinataire] n’a pas été rouverte.
    • Corps : votre demande de réouverture de l’évaluation de [nom de la personne évaluée] par [manager, peer, self, or downward] dans le [nom du cycle d'évaluation] a été rejetée. Raison [raison facultative fournie par l'administrateur].
    Identifiant du nom

Nouvelle demande de réouverture provenant d’une évaluation automatisée ou d’une évaluation basée sur un projet

  • Déclencheur : un évaluateur a soumis une demande de réouverture pour une évaluation automatisée ou basée sur un projet.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : Administrateur
  • Texte de la notification :
    • En-tête : nouvelle demande de réouverture
    • Corps : [Nom de l'évaluateur] a demandé la réouverture de l’évaluation de leur [manager, peer, self, or downward] pour [reviewee name]. Raison [raison facultative fournie par le réviseur].
    • Bouton : afficher les demandes dans Lattice
    Identifiant du nom

Une évaluation soumise par votre subordonné direct a été rouverte.

  • Déclencheur : l’évaluateur d’un subordonné direct a soumis une demande de réouverture d’une évaluation qui a été approuvée par un administrateur.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : directeurs des évaluateurs
  • Texte de la notification :
    • En-tête : [Nom de l'évaluateur] modifie son évaluation
    • Corps : [Nom de l'évaluateur] est en train d’éditer son évaluation de [manager, peer, self, or downward] de [reviewee name], mais la version actuelle est toujours visible. Nous vous préviendrons lorsqu’il aura terminé.
    • Bouton : afficher la version actuelle
    Identifiant du nom

Une évaluation rouverte pour votre subordonné direct a été à nouveau soumise.

  • Déclencheur : l’évaluateur d’un subordonné direct a soumis une demande de réouverture d’une évaluation qui a été approuvée par un administrateur. L’évaluation a été à nouveau soumise par le subordonné direct.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : directeurs des évaluateurs
  • Texte de la notification :
    • En-tête : [Nom de l'évaluateur] a mis à jour son évaluation de [nom de l'évalué].
    • Corps : [Nom de l'évaluateur] a mis à jour son évaluation de [manager, peer, self, or downward] de [nom du gestionnaire, du pair, de lui-même ou de la personne évaluée]. Consultez rapidement cette mise à jour pour vérifier si les changements affectent l’évaluation que vous êtes en train de rédiger. Raison sélectionnée : [raison facultative fournie par le réviseur].
    • Bouton : voir la version mise à jour
    Identifiant du nom

Calibrage des évaluations

Utilisateur ajouté au groupe d’étalonnage

  • Déclencheur : un utilisateur est ajouté à un groupe d’étalonnage. Si un employé est ajouté à plusieurs groupes d’étalonnage, il ne recevra qu’un seul e-mail comprenant les groupes auxquels il a été ajouté. La notification ne sera envoyée qu’après la fin de la rédaction de l’évaluation et le début de la phase de calibrage.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : nouvel ajout d’un membre du groupe d’étalonnage
  • Texte de la notification :
    • [Nom de l'administrateur] a partagé avec vous un groupe d’étalonnage pour la phase d’évaluation [nom du cycle d'examen]. Vous pouvez y accéder à partir de « Vos tâches » tant que la phase d’évaluation est active.
    Identifiant du nom

Calibrage terminé

  • Déclencheur : une phase d’évaluation comprend une étape decalibrage ou de notes pondérées, et la phase de calibrage se termine. Les évaluations des directeurs peuvent être rouvertes.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : directeurs

Partage des évaluations

Partage des évaluations

  • Déclencheur : la phase est terminée et les dossiers d’évaluation peuvent être partagés.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : directeurs des personnes évaluées
  • Texte de la notification(remarques récapitulatives activées) :
    • Bonjour [nom], [nom du cycle d'évaluation] est maintenant terminé. Veuillez prendre le temps de cliquer sur le lien ci-dessous pour consulter les feedbacks sur vos subordonnés directs et ajouter vos remarques récapitulatives.
    Identifiant du nom
  • Texte de la notification (remarques récapitulatives non activées) :
    • Bonjour [prénom], [nom du cycle d'évaluation] est maintenant terminé.
      Veuillez prendre le temps de cliquer sur le lien ci-dessous pour consulter les feedbacks sur vos subordonnés directs.
      [Lien vers les réponses] Identifiant du nom
    Identifiant du nom

Dossiers d’évaluation partagés

  • Déclencheur : le directeur ou l’administrateur partage un dossier d’évaluation
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : les personnes évaluées à qui les directeurs ou les administrateurs ont partagé un dossier d’évaluation.
  • Texte de la notification :
    • Vos résultats finaux d’évaluation pour la phase d’évaluation [nom du cycle d'examen] ont été publiés.
      Bonjour [prénom], votre directeur vient de publier les résultats de votre évaluation. Cliquez sur le lien ci-dessous pour confirmer que vous avez reçu les résultats finaux de l’évaluation et pour lire la synthèse de votre directeur. Identifiant du nom
    Identifiant du nom

Rappel de partage du dossier d’évaluation (automatique)

  • Déclencheur : 14 jours (10 jours ouvrables) après la fin de la phase d’évaluation et si le dossier d’évaluation n’a pas été partagé. Cette notification n’est activée que si l’administrateur a choisi d’envoyer des notifications à la fin d’une phase d’évaluation.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : directeurs qui n’ont pas envoyé de dossiers d’évaluation
  • Texte de la notification :
    • Bonjour [nom du manager], tous les feedbacks ont été soumis pour les évaluateurs suivants :
      [Liste des noms des évaluateurs avec lien pour consulter les feedbacks]
      Cliquez sur chaque lien pour consulter les feedbacks et leur transmettre.
    Identifiant du nom

Rappel de partage du dossier d’évaluation (manuel)

  • Déclencheur : un administrateur clique sur Rédiger un rappel dans la page Partage de la phase d’évaluation.
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : directeurs qui n’ont pas envoyé de dossiers d’évaluation

Confirmation de la réception du dossier d’évaluation

  • Déclencheur : le subordonné direct d’un directeur confirme la réception de son dossier d’évaluation. Identifiant du nom
  • Personnalisable : oui
  • Destinataires : directeurs des subordonnés directs qui ont confirmé la réception des dossiers d’évaluation
  • Texte de la notification :
    • [Nom de la personne évaluée] a confirmé par voie électronique avoir reçu son évaluation pour la phase d’évaluation [nom du cycle d'évaluation].
    Identifiant du nom

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