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Importez l’organisation de votre entreprise via CSV

Katherine
  • Mise à jour

Téléchargez manuellement ou faites une mise à jour groupée pour l’ensemble de votre organisation à l’aide d’un fichier CSV.

Les administrateurs peuvent importer leur liste d’employés dans Lattice à l’aide d’un fichier CSV. Une fois les employés ajoutés, ils sont placés dans l’état Créé et peuvent ensuite être invités à rejoindre Lattice.

En savoir plus dans la section Inviter votre organisation à rejoindre Lattice.

Avant de commencer

  • Nous vous recommandons vivement d’utiliser des fichiers CSV (UTF-8) pour que les caractères accentués soient correctement restitués dans Lattice.
  • Le fait de laisser des champs vides ne supprimera pas les informations du compte Lattice d’un utilisateur et ne modifiera pas le statut de son compte.  
  • Si vous n’avez besoin d’ajouter ou de modifier que les coordonnées d’un ou de quelques utilisateurs, vous pouvez télécharger un fichier CSV partiel contenant uniquement leurs adresses e-mail. Si des utilisateurs ne sont pas inclus dans le téléchargement, ou que leur l’adresse e-mail n’est pas incluse, cela n’affectera pas leurs comptes.  
  • Si vous téléchargez les données d’un employé pour la première fois, le champ Nom sera défini la première fois. Les téléchargements ultérieurs ne modifieront pas le champ Nom et les modifications devront être effectuées à partir du profil de l’employé. Le téléchargement d’un fichier CSV modifie à chaque fois le champ Nom complet du SIRH (ce champ est différent de celui du Nom).
  • Évitez d’utiliser des guillemets doubles dans les fichiers CSV, car cela pourrait faire échouer le téléchargement.

Télécharger le fichier CSV de l’entreprise

  1. Accédez à Administrateur > Organisation > Personnes > Employés. 
  2. Sélectionnez Ajouter des employés > Télécharger CSV. 
  3. (Facultatif) Sélectionnez Télécharger le modèle et ajoutez les informations nécessaires sur les employés.
  4. Sélectionnez Télécharger CSV et téléchargez votre document. 

Exigences CSV

Pour chaque ligne du fichier, nous allons :

  • soit créer un nouveau compte utilisateur en utilisant les détails de cette ligne ;
  • soit mettre à jour le compte d’un utilisateur existant, à condition que l’adresse e-mail de l’utilisateur soit la même.

Le fichier CSV de l’entreprise doit contenir les champs suivants :

  • Nom
  • Titre
  • E-mail
  • Directeur (pour les PDG ou les chefs d’entreprise, vous pouvez laisser ce champ vide)

Le fichier CSV de l’entreprise recommande les champs suivants :

  • Date d’embauche (AAAA-MM-JJ)
  • Date de naissance (AAAA-MM-JJ)
  • Genre (mâle, femme, or non-binaire)
  • Département
  • Numéro de téléphone (293-191-9203)
  • Statut 
Remarque : le fichier CSV peut contenir des champs supplémentaires en fonction des attributs de l’utilisateur personnalisés ajoutés à Lattice.

Directeur 

La colonne Directeur permet d’affecter des directeurs à chaque employé. Vous pouvez saisir l’ adresse e-mail ou l’identifiant du directeur (identifiant externe) pour configurer votre organigramme et votre structure hiérarchique. Veillez à ce que les adresses e-mail et les identifiants soient corrects, car les directeurs disposent d’autorisations spéciales pour gérer leur équipe. 

Remarque : les profils des directeurs ne seront pas créés s’ils sont affectés à un employé avant que leur profil n’ait été créé dans le CSV. Lorsque vous affectez des directeurs à des employés, assurez-vous que le profil d’employé Lattice du directeur a été créé en premier en ayant sa ligne de profil plus tôt dans le CSV. 

Statut

La colonne Statut est utilisée pour créer ou désactiver des comptes Lattice. La colonne peut être définie comme active ou résiliée.

Ainsi :

  • Si la ligne est active et que l’employé n’a pas encore de compte, nous lui en créons un.
  • Si la ligne est résiliée et que l’employé n’a pas de compte, nous ignorons cette ligne.
  • Si la ligne est active et que l’employé possède un compte, nous mettrons à jour ses coordonnées.
  • Si la ligne est résiliée et que l’employé possède un compte, nous désactiverons son compte et il ne pourra plus se connecter.

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