Comment configurer votre sondage avant de le lancer.
Lattice recommande de déterminer les éléments suivants avant la configuration afin de tirer le meilleur parti des sondages d’engagement. Pour en savoir plus sur ces derniers, consultez le Guide ultime des sondages d’engagement des employés.
Déterminer le moment du lancement
Le timing est primordial lorsqu’il s’agit de lancer un sondage d’engagement. En tant qu’administrateur de celui-ci, il est essentiel d’en déterminer la date de lancement et la durée afin de s’assurer que vous disposez de suffisamment de temps pour obtenir des informations importantes de la part de votre équipe.
Voici quelques questions à se poser avant de créer l’enquête :
- Votre entreprise réalisera-t-elle des sondages annuels ou trimestriels ?
- Quel jour de la semaine votre sondage sera-t-il lancé ?
- Combien de temps votre sondage restera-t-il ouvert ?
Pour en savoir plus, consultez la rubrique Quand lancer une enquête sur l’engagement des salariés et pendant combien de temps.
Paramétrer les données relatives aux employés
Pour tirer le meilleur parti d’un sondage d’engagement d’une entreprise, toutes les données relatives aux employés doivent être à jour.
Les attributs de l’utilisateur par défaut utilisés dans l’analyse des sondages sont les suivants :
- Directeur
- Département
- Date de début (utilisée pour calculer l’ancienneté)
- Date de naissance (utilisée pour calculer l’âge)
- Genre (mâle, femme, or non-binaire)
Outre les attributs par défaut proposés par Lattice, vous pouvez créer des attributs de l’utilisateur personnalisés pour obtenir des informations que Lattice ne stocke pas encore.
Si certains départements sont trop petits pour respecter le seuil d’anonymat et que les résultats ne sont pas visibles, vous pouvez créer des groupes de sondages personnalisés. Ces derniers combinent différents groupes (par exemple, différents départements). Les groupes doivent être configurés avant le lancement de l’enquête.
Conception de votre sondage
Participants
Lorsque vous créez un sondage, vous devez décider qui y participera. L’inclusion de tous les employés en tant que participants inclura tous les utilisateurs actifs, invités et créés. Les utilisateurs invités et créés seront invités à répondre au sondage lorsqu’ils activeront leur compte Lattice. Les utilisateurs invités recevront une notification de lancement, mais pas les utilisateurs créés.
Questions
Ensuite, vous devez décider des questions qui seront posées. Nous vous recommandons d’impliquer les parties prenantes dès le début de ce processus.
Avec les enquêtes Lattice, une banque de questions validée par des experts externes, des partenaires de confiance de notre communauté Resources for Humans et une sélection de clients est à disposition. Ces questions conviendraient parfaitement à toute entreprise souhaitant mener un sondage général sur l’engagement. Les questions par défaut de Lattice peuvent être comparées à celles d’autres clients de Lattice.
Vous pouvez également créer des questions personnalisées et les ajouter au sondage. N’oubliez pas que les questions que vous rédigez doivent correspondre au format de réponse de l’échelle de Likert (pas du tout d’accord, pas d’accord, neutre, d’accord, tout à fait d’accord) ou être libres. Voici quelques conseils à garder à l’esprit lorsque vous créez vos questions :
- Utilisez des questions directes, simples, neutres et sans ambiguïté. Il est essentiel de formuler les questions de manière positive, par exemple : « Je suis heureux de venir travailler tous les jours ».
- Lorsque vous choisissez les questions à poser, n’abordez que des sujets sur lesquels vous êtes prêt à agir. Si vous posez des questions sur des sujets que vous ne pouvez pas changer ou améliorer, vous risquez d’avoir des employés déçus si les résultats révèlent des opinions tranchées sur ces questions.
- Pour les questions de notation, il est également important de rédiger les questions de manière à ce que la réponse « tout à fait d’accord » soit une réponse positive pour correspondre à notre format d’analyse.
- Faites en sorte que le sondage soit plutôt court. Si vous envoyez un sondage annuel ou semestriel, veillez à ce que la longueur de l’enquête soit inférieure à 50 questions afin de réduire la lassitude. Pour les enquêtes plus fréquentes, elles devraient être encore plus courtes.
Communication
Veillez à disposer d’un plan de communication expliquant les raisons du sondage et d’un plan d’action pour les résultats.
Rédigez un e-mail qui aborde les points suivants :
- Les raisons du sondage d’engagement
- Anonymat du sondage
- La date limite de réception des réponses
- Comment les données sont analysées
- Quand les résultats seront-ils communiqués ?
- Quelles mesures seront prises en fonction des résultats ?
Pour un exemple, consultez l’Exemple d’e-mail de lancement de sondage de Lattice.