Les utilisations les plus courantes de l’encadré récapitulatif du directeur
Les résumés du directeur font partie intégrante du processus d’évaluation, car ils fournissent des informations essentielles sur les performances et le développement professionnel des subordonnés directs. Les quatre principales raisons de les utiliser sont présentées ci-dessous.
1. Résumer la réunion en personne entre un directeur et un subordonné direct
Souvent, les subordonnés directs souhaitent pouvoir faire part de leurs feedbacks et de leurs réflexions sur leur évaluation. L’encadré récapitulatif permet au directeur d’apporter l’évaluation à la réunion, d’avoir une discussion avec son subordonné direct et de prendre des notes sur les sujets qui ont été évoqués.
Le flux de travail pour l’ajout de notes après l’évaluation :
- La phase d’évaluation est clôturée
- Le directeur et l’employé discutent du feedback
- Le directeur prend des notes dans la synthèse pendant ou après la réunion.
- Le directeur partage la synthèse et tous les feedbacks avec son subordonné direct.
2. Concevoir des objectifs de développement entre un employé et son directeur
Après l’évaluation, les directeurs et les employés discutent souvent des objectifs pour le trimestre ou l’année à venir afin d’obtenir une meilleure notation ou une meilleure évaluation la prochaine fois. L’encadré récapitulatif permet au directeur, avec l’employé, de mettre ces tâches à l’écrit. L’ajout d’objectifs dans le dossier d’évaluation permet de responsabiliser les employés et d’être en phase avec leur directeur ce qui concerne leurs performances et leur développement.
Le flux de travail pour l’ajout d’objectifs après l’évaluation :
- La phase d’évaluation est clôturée
- Le directeur et l’employé discutent du feedback et se mettent d’accord sur les objectifs.
- Le directeur prend des notes dans la synthèse pendant ou après la réunion.
- (Facultatif) le directeur et l’employé ajoutent des objectifs dans Lattice
- Le directeur partage la synthèse et tous les feedbacks avec son subordonné direct.
3. Résumer le feedback ascendant et celui des collègues
Étant donné que les évaluations ascendantes et par les collègues sont soumises tout au long de la phase, il est possible qu’un directeur n’ait pas l’occasion de prendre en compte ce feedback lors de la rédaction de son évaluation. L’encadré récapitulatif leur permet de lire le feedback et de résumer leur point de vue à l’employé.
Les entreprises peuvent avoir recours à un cadre pour aider les directeurs à synthétiser le feedback, par exemple Arrêter, Démarrer, Continuer.
Le flux de travail pour résumer le feedback ascendant et celui des collègues :
- La phase d’évaluation est clôturée
- Le directeur évalue les feedbacks
- Le directeur rédige une synthèse
- Le directeur partage le dossier d’évaluation avant ou après la réunion en personne.
4. Remplacer l’e-mail qu’un directeur enverrait à un employé avec son dossier d’évaluation à la fin de la phase.
Les directeurs peuvent utiliser les synthèses pour informer des collègues de la publication d’un dossier d’évaluation, en remplaçant l’e-mail qu’ils enverraient traditionnellement.
Exemple
Bonjour [nom de l'employé], Voici votre dossier d’évaluation pour notre phase d’évaluation trimestrielle de 2018. En tant que directeur, j’ai lu votre auto-évaluation et les feedbacks de vos collègues. Excellent travail ! Dans l’ensemble, vous avez fait un travail fantastique. Quelques points que je voulais faire ressortir, etc.