Meilleures pratiques pour utiliser les rapports d’avancement en tant que directeur
Les rapports d’avancement permettent aux directeurs de savoir sur quoi travaillent leurs subordonnés directs et quelles sont les questions les plus importantes. Ils permettent également de se tenir au courant des activités des équipes distantes.
Cet article contient les sujets suivants :
- Activer les rapports d’avancement
- Personnaliser les questions et la fréquence
- Présenter les rapports d’avancement à votre équipe
Activer les rapports d’avancement
Les directeurs doivent activer les rapports d’avancement pour leur équipe avant que les subordonnés directs puissent commencer à soumettre un rapport d’avancement. Si les rapports d’avancement ne sont pas encore activés dans votre entreprise, demandez à votre administrateur RH d’activer cette fonctionnalité. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Activer les rapports d’avancement pour votre équipe.
Personnaliser les questions et la fréquence
Si l’administrateur a activé la fonction de remplacement du directeur, vous pouvez personnaliser les questions et la fréquence des rapports d’avancement pour votre équipe. Pour en savoir plus, consultez la section Personnaliser les paramètres de rapports d’avancement pour votre équipe.
Recommandations pour la fréquence
Cadence hebdomadaire
Si vous avez choisi une cadence hebdomadaire, il est recommandé que les questions posées soient courtes et qu’il soit facile d’y répondre. La rédaction des rapports d’avancement doit être simple pour les subordonnés directs afin de garantir un taux de réponse élevé.
- Si vous souhaitez que les rapports d’avancement soient plus révélateurs, nous vous suggérons de fixer votre cadence au vendredi. Ainsi, votre équipe pourra réfléchir à tout ce qu’elle a accompli au cours de la semaine.
- Si vous souhaitez que les rapports d’avancement soient plus orientés vers la semaine à venir, nous vous suggérons de fixer votre cadence hebdomadaire au lundi. De cette façon, vos subordonnés directs se concentreront davantage sur ce qu’ils veulent faire au cours de la semaine à venir, tout en réfléchissant au rapport d’avancement du lundi de la semaine précédente pour voir ce qu’ils n’ont pas pu accomplir.
Cadence mensuelle
Si vous souhaitez des rapports d’avancement plus longs, axés sur le développement des employés, envisagez de passer à une cadence mensuelle et de prévoir des réunions de suivi pour examiner les rapports d’avancement avec les employés.
Voici quelques exemples de questions relatives au développement des salariés qui conviendraient mieux à un rapport d’avancement mensuel :
- De quelle réussite êtes-vous le plus fier ce mois-ci ?
- Qu’est-ce qui a bien fonctionné pour vous dans le développement de votre carrière ?
- Quels sont les points positifs de votre directeur ? Quels sont les points à améliorer ?
Présenter les rapports d’avancement à votre équipe
Rencontrez votre équipe pour lui expliquer l’outil Rapports d’avancement et les avantages qu’il y a à rédiger des rapports d’avancement. Les rapports d’avancement hebdomadaires vous permettent d’être informé du travail de chacun et permettent à votre équipe de réfléchir à ce qu’elle a accompli cette semaine et à ce qu’elle prévoit de faire la semaine suivante.
Encourager les rapports d’avancement publics
Encouragez tout le monde à rédiger régulièrement des rapports d’avancement publics (ou seulement les chefs de département). Vous pouvez ensuite les connecter à un canal Slack à l’échelle de l’organisation. Les rapports d’avancement publics permettent de suivre les progrès réalisés par les départements et les employés.
Rédiger des rapports d’avancement succincts
Les employés doivent rédiger les rapports d’avancement rapidement afin que le processus soit fluide. Encouragez-les à ne pas dépasser une ou deux phrases et à utiliser des puces. Les employés ne doivent pas consacrer plus de 15 minutes à un rapport d’avancement.
Soyez attentif si un employé commence à rédiger des rapports d’avancement longs et détaillés. Remerciez-le pour les détails supplémentaires, mais encouragez-le à être plus concis pour éviter qu’il ne s’épuise dans cette pratique.
Donnez des conseils sur les premiers rapports d’avancement
Aidez vos subordonnés directs à apprendre à naviguer dans l’outil pour rédiger un rapport d’avancement. En outre, donnez à votre équipe des indications sur le type d’informations que vous recherchez. Lorsque vous commencez, donnez des indications sur la manière dont vous aimeriez qu’ils structurent les réponses et sur la quantité d’informations à inclure.
Lire, répondre et rappeler
Prévoyez du temps chaque semaine pour examiner les rapports d’avancement de votre équipe. Écrivez des commentaires pour donner des conseils, répondre à des préoccupations ou féliciter les membres de l’équipe pour leurs succès. Montrez à vos employés que la lecture de leurs rapports d’avancement vous apporte de la valeur. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Interagir avec les rapports d’avancement de vos subordonnés directs.
Les directeurs les plus efficaces recommandent de relancer les employés qui n’ont pas envoyé leur rapport d’avancement. Si votre subordonné direct oublie d’envoyer un rapport d’avancement et que vous ne le lui rappelez pas, cela indique à l’employé que les rapports d’avancement ne sont pas importants pour vous, et il devient beaucoup plus facile de manquer le prochain rapport d’avancement.