Best Practices für die Verwendung von Updates als Manager
Anhand der Updates können Manager erkennen, woran ihre direkten Mitarbeiter arbeiten und welche Themen gerade aktuell sind. Sie helfen auch, mit entfernten Teams auf dem Laufenden zu bleiben.
Dieser Artikel enthält die folgenden Themen:
Updates aktivieren
Manager müssen Updates für ihr Team aktivieren, damit direkte Mitarbeiterupdates abschicken können. Wenn in Ihrem Unternehmen Updates noch nicht aktiviert sind, bitten Sie Ihren HR-Administrator, die Funktion zu aktivieren. Mehr erfahren Sie unter Updates für Ihr Team aktivieren.
Fragen und Häufigkeit anpassen
Wurde die Managerüberschreibung von einem Administrator aktiviert, können Sie die Fragen und die Häufigkeit der Updates für Ihr Team anpassen. Mehr erfahren Sie unter Update-Einstellungen für Ihr Team anpassen.
Empfehlungen für die Häufigkeit
Wöchentlicher Rhythmus
Wenn Sie sich für einen wöchentlichen Rhythmus entschieden haben, sollten die gestellten Fragen kurz und leicht zu beantworten sein. Das Schreiben von Updates sollte für direkte Mitarbeiter einfach sein, um eine hohe Ausfüllquote zu erreichen.
- Wenn Sie die Updates stärker reflektierend gestalten möchten, empfehlen wir Ihnen, den Rhythmus auf den Freitag festzulegen. So kann Ihr Team über die Erfolge der Woche reflektieren.
- Wenn Sie die Updates stärker auf die kommende Woche ausrichten möchten, empfehlen wir Ihnen, den wöchentlichen Rhythmus auf Montag festzulegen. So werden sich Ihre direkten Mitarbeiter stärker darauf konzentrieren, woran sie in der kommenden Woche arbeiten möchten, während sie gleichzeitig über das Montags-Update der letzten Woche nachdenken, um zu sehen, was sie nicht erreicht haben.
Monatlicher Rhythmus
Wenn Sie sich längere Updates mit Schwerpunkt auf der Mitarbeiterentwicklung wünschen, sollten Sie zu einem monatlichen Rhythmus übergehen und Folgemeetings einplanen, um die Updates mit den Mitarbeitern zu besprechen.
Hier finden Sie einige Beispiele für Fragen zur Mitarbeiterentwicklung, die besser für ein monatliches Update geeignet sind:
- Auf welche aus dem vergangenen Monat sind Sie besonders stolz?
- Inwiefern hat sich Ihre berufliche Entwicklung positiv gestaltet?
- Was macht Ihr Manager gut? Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial?
Updates Ihrem Team vorstellen
Treffen Sie sich mit Ihrem Team, um das Updates-Tool und die Vorteile von erstellten Updates zu erläutern. Wöchentliche Updates halten Sie darüber auf dem Laufenden, woran Ihre Mitarbeiter arbeiten. Sie ermöglichen Ihrem Team außerdem, über das in dieser Woche Erreichte und die Pläne für die kommende Woche zu reflektieren.
Öffentliche Updates fördern
Ermutigen Sie alle, regelmäßig öffentliche Updates zu erstellen (oder nur die Abteilungsleiter). Sie können diese dann mit einem organisationsweiten Slack-Channel verbinden. Mit öffentlichen Updates wird verfolgt, woran Abteilungen/einzelnen Mitarbeiter jeweils gerade arbeiten.
Updates kurz halten
Mitarbeiter sollten Updates schnell erstellen, damit sie den Eindruck eines mühelosen Prozesses erwecken. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich bei ihren Antworten auf ein oder zwei Sätze zu beschränken und mit Aufzählungen zu arbeiten. Mitarbeiter sollten höchstens 15 Minuten auf ein Update verwenden.
Achten Sie darauf, ob Mitarbeiter beginnen, lange, detaillierte Updates zu schreiben. Danken Sie ihnen für die zusätzlichen Details, ermutigen Sie sie jedoch, sich kurz zu fassen, der Prozess nicht zur Last wird.
Team zu frühen Updates anleiten
Helfen Sie Ihren direkten Mitarbeitern dabei zu lernen, an welcher Stelle im Tool sie ein Update erstellen können. Geben Sie Ihrem Team außerdem Hinweise darauf, welche Art von Informationen Sie sich wünschen. Geben Sie gleich zu Beginn Feedback dazu, wie die Antworten strukturiert werden sollen und wie viele Informationen sie enthalten sollen.
Lesen, antworten und erinnern
Planen Sie jede Woche Zeit ein, um die Updates Ihres Teams zu überprüfen. Schreiben Sie Kommentare, um Ratschläge zu geben, auf Bedenken einzugehen oder zu Erfolgen zu gratulieren. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie von ihren Updates profitieren. Mehr erfahren Sie unter Mit den Updates direkter Mitarbeiter interagieren.
Die effektivsten Manager empfehlen, Mitarbeiter, die ein Update versäumen, daran zu erinnern. Wenn Ihr direkter Mitarbeiter vergisst, ein Update abzuschicken, und Sie ihn nicht daran erinnern, zeigt das dem Mitarbeiter, dass Updates für Sie nicht wichtig sind, und es wird viel einfacher, das nächste Update zu überspringen.